Privacyverklaring Kemmerekoor

Inleiding Per eind mei 2018 is de privacy wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht.
Voor het Kemmerekoor betekent dit dat we moeten vastleggen welke persoonsgegevens we met welk doel vastleggen. Vervolgens moeten we de leden van het koor hierover informeren en van hen toestemming verkrijgen de persoonsgegevens op de aangeven wijze vast te leggen en te gebruiken.
In het volgende vind je welke onderdelen van de AVG op het Kemmerekoor van toepassing zijn, wat waarom wordt vastgelegd en tot slot het toestemmingsformulier dat aan ieder lid wordt voorgelegd.

Contactgegevens
Kemmerekoor Geijsteren
Secretariaat: Rotsheide 7, 5804 XJ Venray
Telefoon 0478-636026
Website: www.kemmerekoor.nl
Email : secretaris@kemmerekoor.nl
Bankrekening: NL87 RABO 0156302446

Kemmerekoor en vast te leggen persoonsgegevens
Het Kemmerekoor is een vereniging die tot doel heeft in gezamenlijk verband zangstukken te oefenen in wekelijkse repetities en verschillende malen per jaar op wisselende locaties uitvoeringen te geven. Gezelligheid en sociale binding is een tweede doelstelling van het koor. De volgende persoonsgegevens worden vastgelegd en beschikbaar gesteld aan de leden van het koor:

a. Persoonsgegevens

1. Voornaam (roepnaam)
2. Achternaam
3. Adres
4. Postcode en woonplaats
5. Telefoonnummer
6. Mobiel telefoonnummer
7. E-mail adres
8. Geboortedatum
9. Datum ingang lidmaatschap Kemmerekoor

Bovenstaande gegevens worden schriftelijk/per mail aan het (nieuwe) lid opgevraagd waarbij de doelstelling van de vastlegging (zie onder b) en het overige gegevensbeschermingsbeleid (zie onder d) vermeld worden. Het (nieuwe) lid verstrekt schriftelijk/per mail de gevraagde gegevens mét de toestemming deze voor de genoemde doeleinden vast te leggen en te gebruiken.

b. Doelstelling vastlegging persoonsgegevens:

– Vastleggen lidmaatschap
– Bereikbaarheid voor berichtgeving vanuitKemmerekoor
– Bereikbaarheid in geval van plotselinge wijziging van repetities en optredens, bijvoorbeeld in geval van ziekte van dirigent, vervallen van optreden door slecht weer e.d.
– Bereikbaarheid van de leden onderling ten behoeve van voorbereiding van repetities, uitvoeringen en dergelijke
– Gezamenlijk aandacht geven aan verjaardagen en lidmaatschapsjubilea

c. Wijze van vastleggen:

– de persoonsgegevens worden door de Secretaris vastgelegd in een Excelbestand;
– dit bestand wordt bewaard in de cloudserver waarop de Website van het Kemmerekoor draait
– het bestand is uitsluitend, via een met wachtwoord afgeschermd gedeelte van de website, toegankelijk voor de leden van het Kemmerekoor (inclusief de dirigent, die ook lid is van het Kemmerekoor)
– op de ledenlijst is vermeld dat deze uitsluitend bedoeld is voor gebruik door het koor en de leden onderling voor de bovengenoemde doelstellingen

d. Bewaartermijn:

– de persoonsgegevens worden op de ledenlijst vermeld zo lang de persoon lid is van het Kemmerekoor; bij einde lidmaatschap worden de persoonsgegevens binnen 1 maand van de ledenlijst verwijderd.

e. Overig gegevensbeschermingsbeleid:

De leden kunnen via het uitsluitend voor leden toegankelijke deel van de website de vastgelegde gegevens inzien
Indien een lid onjuistheden in de persoonsgegevens constateert of zelf wijzigingen wil aanbrengen geeft hij/zij dit schriftelijk/via de mail door aan de Secretaris. De Secretaris draagt binnen 2 weken zorg voor aanpassing van de ledenlijst
Ieder lid heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)